Madeline Jagnow
Marketing & Content Assistant
Kreativ im Kopf, präzise in der Umsetzung. Madeline macht aus Ideen Inhalte – für Social Media, Website & Co. Sie verleiht der Marke fybu eine Stimme, die im Gedächtnis bleibt.
Buchhaltung im E-Commerce: Eine tägliche Herausforderung
Für viele E-Commerce Händler ist die Buchhaltung ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Thema.Unterschiedliche Verkaufsplattformen, unzählige Transaktionen, internationale Märkte und ständig
neue steuerliche Anforderungen machen es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten.
Genau vor dieser Herausforderung stand unser Kunde AkkuShop, ein wachstumsstarker
Onlinehändler. In dieser Case Study zeigen wir, wie AkkuShop gemeinsam mit fybu seine
Buchhaltung vereinfachte und automatisierte. Dadurch gewann das Unternehmen Ressourcen für das
Wesentliche – das eigene Geschäft.
Problem – Wenn Wachstum zur Belastung wird
AkkuShop ist auf zahlreichen Marktplätzen und Plattformen aktiv, darunter Amazon Deutschland
Italien und Spanien, Conrad, Kaufland, MediaMarkt, Otto, PayPal, Stripe und eBay.
Dies führte zu einer enormen Daten- und Prozessvielfalt:
Multi-Channel-Komplexität
Dies führte zu einer enormen Daten- und Prozessvielfalt:
∙Über 20 verschiedene Schnittstellen mussten regelmäßig abgeglichen werden.
∙Unterschiedliche API- und Importformate machten den Prozess fehleranfällig.
∙Monatlich fielen zehntausende Transaktionen an, die einzeln geprüft und verbucht werden
mussten.
∙Rückwirkende Buchhaltung wurde zusätzlich notwendig, um vollständige Transparenz und
Compliance zu gewährleisten.
Folgen für AkkuShop
Die wachsende Komplexität brachte AkkuShop zunehmend in Schwierigkeiten:
∙Hoher manueller Aufwand für das Team
∙Fehler bei der Abstimmung von Rechnungen und Zahlungen
∙Verzögerungen in der Finanzübersicht
∙Belastung bei steuerlichen Fristen und Jahresabschlüssen
„Wir haben gemerkt, dass wir mit den bisherigen Prozessen an unsere Grenzen stoßen. Der Aufwand
war schlicht zu groß.“
Lösung :Der Wendepunkt mit fybu
Integration aller Schnittstellen
Die Entscheidung fiel auf fybu, unsere spezialisierte Buchhaltungssoftware für E-Commerce.
∙Amazon, eBay, Kaufland, MediaMarkt, Otto und viele weitere Plattformen wurden direkt über
API angebunden.
∙Für Systeme ohne API-Anbindung nutzte AkkuShop die Import-Funktion.
in Echtzeit
Automatisiertes Matching & Transparenz
Mit fybu wurde der Prozess vollständig automatisiert:
∙fybu gleicht Rechnungen automatisch mit Zahlungen ab.
∙Gebühren, Reserven und Rückzahlungen werden direkt verbucht.
∙In weniger als 30 Minuten war das System einsatzbereit.
∙Ein Dashboard zeigt jederzeit den Stand der Buchhaltung in Echtzeit
Rückwirkende Buchhaltung
Besonders wertvoll war die Möglichkeit, auch die Vergangenheit effizient aufzubereiten:
∙Über 86.500 Rechnungen und 91.000 Transaktionen wurden automatisch verarbeitet.
∙Rund 13.400 offene Fälle konnten systematisch identifiziert und zugeordnet werden.
∙Statt monatelanger manueller Nacharbeit konnte AkkuShop so die Buchhaltung lückenlos
aufarbeiten.
Ergebnis Vom Zeitfresser zum Wettbewerbsvorteil
Effizienzsteigerung
Mit fybu konnte AkkuShop seine Buchhaltung vollständig digitalisieren:
∙Zeitersparnis: Statt hunderten Stunden manueller Arbeit laufen Buchungen nun automatisch
∙Fehlerreduktion: Durch intelligentes Matching sind manuelle Abgleiche kaum mehr nötig.
∙Transparenz: Offene Transaktionen werden sofort sichtbar, wodurch Entscheidungen
schneller getroffen werden können.
∙Skalierbarkeit: Auch zukünftiges Wachstum – neue Plattformen oder höhere
Verkaufsvolumina – ist problemlos abbildbar.
„Wir sind rundum zufrieden – fybu hat nicht nur unsere Prozesse vereinfacht, sondern auch das
gesamte Team entlastet.“
Ausblick & Learnings
Die Zusammenarbeit mit AkkuShop macht deutlich, dass E-Commerce-Unternehmen ohne
Automatisierung in der Buchhaltung an ihre Grenzen stoßen. Besonders lehrreich ist:
∙Je mehr Plattformen ein Händler bedient, desto wichtiger ist eine zentrale Lösung.
∙Rückwirkende Buchhaltung ist keine unüberwindbare Hürde, wenn die richtigen Tools genutzt
werden.
∙Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Vertrauen in die eigenen Zahlen
Fazit
Die Case Study von AkkuShop macht deutlich: fybu ist mehr als nur ein Buchhaltungstool es ist ein Wachstumspartner für den E-Commerce.
Unternehmen, die wie AkkuShop auf vielen Plattformen aktiv sind, profitieren besonders von der Automatisierung. Das Ergebnis: weniger Stress, weniger Fehler, mehr Zeit fürs Geschäft.
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