Wie fusskleidung Retouren und Zahlungsprozesse mit fybu effizient meistert
Inhaltsverzeichnis
Mit steigenden Bestellzahlen wachsen im E-Commerce auch die Anforderungen an die Buchhaltung. Insbesondere Retouren und komplexe Zahlungsstrukturen stellen viele Händler vor große Herausforderungen.
Genau vor dieser Herausforderung stand auch unser Kunde fusskleidung. In dieser Case Study zeigen wir dir, wie sie gemeinsam mit fybu ihre Prozesse effizienter und nachhaltiger gestalten konnten.
Über fusskleidung
fusskleidung ist ein Online-Shop, der sich auf den Verkauf von Schuhen und Accessoires spezialisiert hat. Mit einem breiten Sortiment und einem hohen Bestellvolumen bedient das Unternehmen täglich eine Vielzahl von Kundinnen und Kunden im E-Commerce.
Das Unternehmen ist auf digitale Vertriebsprozesse ausgerichtet und arbeitet mit verschiedenen Plattformen und Zahlungsanbietern zusammen, um ein reibungsloses Einkaufserlebnis zu gewährleisten. Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums stieß die bisherige Buchhaltung zunehmend an ihre Grenzen, weshalb eine passende Lösung gesucht wurde.
Die Herausforderung
Mit mehreren tausend Bestellungen pro Monat bringt das operative Geschäft bei fusskleidung eine hohe Anzahl an Transaktionen mit sich, die in der Buchhaltung korrekt verarbeitet werden müssen.
Besonders herausfordernd ist dabei das hohe Retourenvolumen: Gutschriften und Rückzahlungen müssen den ursprünglichen Bestellungen eindeutig zugeordnet werden, um eine saubere Abbildung in der Buchhaltung sicherzustellen.
Die Nutzung verschiedener Zahlungsanbieter erschwert zusätzlich die Übersicht über sämtliche Zahlungsströme. Unterschiedliche Gebühren, Auszahlungslogiken und Zeitpunkte führen dazu, dass Transaktionen nicht immer direkt nachvollziehbar sind.
Auch individuelle Anpassungen von Bestellungen, etwa durch nachträgliche Änderungen, erhöhen die Komplexität der Buchhaltungsprozesse weiter.
Die Kontierung der einzelnen Geschäftsvorfälle war außerdem besonders komplex. Aufgrund der Vielzahl an angebundenen Systemen und individuellen Buchungslogiken entstand eine Struktur, die sich nur schwer manuell konsistent abbilden ließ. Aufgrund unterschiedlicher Datenformate und Prozesslogiken war eine saubere Zuordnung der Transaktionen mit erheblichem Aufwand verbunden.
Insgesamt hat sich somit eine Struktur entwickelt, die ohne passende Systemunterstützung mit hohem manuellem Aufwand verbunden ist und gleichzeitig ein erhöhtes Risiko für Unklarheiten und Fehler birgt.
Die Lösung mit fybu
Um diese Komplexität effizient zu bewältigen, setzt fusskleidung auf fybu. Im Fokus standen dabei die Automatisierung zentraler Buchhaltungsprozesse und die passgenaue Abbildung der bestehenden Abläufe.
Transaktionen wie Einnahmen, Gebühren, Retouren und Rückzahlungen werden automatisch erkannt und den jeweiligen Vorgängen korrekt zugeordnet. Dadurch lassen sich auch große Datenmengen strukturiert und nachvollziehbar verarbeiten.
Die übersichtliche Darstellung der verschiedenen Zahlungsanbieter sorgt gleichzeitig dafür, dass alle Zahlungsströme klar nachvollzogen werden können – unabhängig von unterschiedlichen Gebührenstrukturen oder Auszahlungslogiken.
Dabei wurden alle relevanten Systeme nahtlos angebunden, darunter Amazon, eBay, OTTO, PayPal, Descartes pixi und Shopify. Die Daten aus diesen Quellen werden zentral zusammengeführt, standardisiert und automatisiert verarbeitet, wodurch eine einheitliche und konsistente Buchhaltungsbasis entsteht.
Ein weiterer zentraler Aspekt ist die flexible Systemlogik: Die Buchhaltungsprozesse wurden so angepasst, dass sie exakt zu den Anforderungen von fusskleidung passen – selbst bei individuellen Anpassungen oder Sonderfällen. Auffälligkeiten oder Unklarheiten in den Buchhaltungsdaten werden dabei direkt sichtbar, sodass sie frühzeitig geprüft und geklärt werden können.
Die Ergebnisse
fybu hat es ermöglicht, dass fusskleidung seine Buchhaltungsprozesse deutlich effizienter gestalten konnte. Der manuelle Aufwand wurde spürbar reduziert, wodurch wertvolle Zeit gespart wird.
Auch auf Datenebene zeigt sich der Erfolg der Umsetzung deutlich, da mittlerweile ein Großteil der Transaktionen automatisiert zugeordnet werden kann.
Konkret bedeutet das:
· ca. 401.000 gematchte Rechnungen (RA)
· ca. 399.000 gematchte Transaktionen (TA)
· nur noch rund 5.000 nicht automatisch zugeordnete Transaktionen
Diese hohe Matching-Quote sorgt für eine deutlich effizientere Bearbeitung und reduziert gleichzeitig die Fehlerquellen in der Buchhaltung.
Gleichzeitig sorgt die strukturierte Aufbereitung der Buchhaltungsdaten für mehr Transparenz über sämtliche Zahlungsströme. Auch komplexe Sachverhalte lassen sich nun klar und nachvollziehbar abbilden.
Die verbesserte Datenstruktur reduziert Rückfragen und ermöglicht eine insgesamt zuverlässigere und sicherere Umsetzung buchhalterischer Abläufe.
Der Mehrwert für fusskleidung
Neben der operativen Entlastung schafft die automatisierte Lösung eine stabile Grundlage für weiteres Wachstum. Die spezifischen Anforderungen lassen sich präzise abbilden, sodass auch bei einem hohen Transaktionsvolumen eine verlässliche und saubere Buchhaltung gewährleistet ist.
Die enge Zusammenarbeit und die passgenaue Umsetzung der Anforderungen haben dazu geführt, dass fusskleidung heute mit der Lösung sehr zufrieden ist. Insbesondere die Kombination aus Automatisierung, Transparenz und individueller Anpassbarkeit schafft eine nachhaltige Entlastung im Tagesgeschäft.
Fazit
Die Case Study von fusskleidung zeigt, dass sich selbst komplexe Anforderungen in der E-Commerce-Buchhaltung effizient und strukturiert abbilden lassen. Automatisierte Abläufe, klare Datenstrukturen und flexible Anpassungsmöglichkeiten bilden die Grundlage für eine zuverlässige und skalierbare Lösung.
Kreativ im Kopf, präzise in der Umsetzung. Madeline macht aus Ideen Inhalte – für Social Media, Website & Co. Sie verleiht der Marke fybu eine Stimme, die im Gedächtnis bleib
