Buchhaltung im E-Commerce: Eine tägliche Herausforderung
Für viele E-Commerce Händler ist die Buchhaltung ein zeitaufwändiges und fehleranfälliges Thema.Unterschiedliche Verkaufsplattformen, unzählige Transaktionen, internationale Märkte und ständig neue steuerliche Anforderungen machen es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten.
Genau vor dieser Herausforderung stand unser Kunde AkkuShop, ein wachstumsstarker Onlinehändler. In dieser Case Study zeigen wir, wie AkkuShop gemeinsam mit fybu seine Buchhaltung vereinfachte und automatisierte. Dadurch gewann das Unternehmen Ressourcen für das Wesentliche – das eigene Geschäft.
Ausgangssituation
- Vertrieb über zahlreiche Online-Marktplätze in ganz Europa (Multi-Channel-Strategie)
- Wachsende Umsätze, aber zunehmende buchhalterische Komplexität
- Gebühren, Auszahlungen und Kundenzahlungen nicht korrekt abgeglichen
- Keine saubere Zuordnung der Transaktionen
- In der Buchhaltung entstand der Eindruck offener Forderungen, obwohl Zahlungen längst eingegangen waren
- Die Bank verlangte aktuelle und belastbare Auswertungen, die jedoch nicht erstellt werden konnten
- Unvollständige und fehlerhafte Buchungen führten zu fehlender Transparenz
- Projektziel: Aufbau einer automatisierten, fehlerfreien und jederzeit aktuellen Buchhaltung
Problem – Wenn Wachstum zur Belastung wird
AkkuShop ist auf zahlreichen Marktplätzen und Plattformen aktiv, darunter Amazon Deutschland, Italien und Spanien, Conrad, Kaufland, MediaMarkt, Otto, PayPal, Stripe und eBay.
Dies führte zu einer enormen Daten- und Prozessvielfalt:
Projektverlauf
Im Verlauf des Projekts zeigte sich, dass die Ursachen der Probleme weitreichender waren als zunächst angenommen.
Neben den Herausforderungen bei der Marktplatzabrechnung traten zahlreiche interne und systemische Fehler auf. Dazu zählten unter anderem:
- Doppelte Versandkosten durch zusammengeführte Bestellungen
- Falsche oder fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei EU-B2B-Verkäufen
- Fehlerhafte oder falsch genutzte VAT-Angaben (Umsatzsteuer-Prozentsätze) in Artikeldaten durch fehlerhafte Produktkonfigurationen
- Fehlerhafte interne Rechnungen sowie komplexe Verrechnungen zwischen mehreren Rechnungen und Gutschriften
- Sonderfälle in der Buchhaltung, z. B. Lieferungen an die Bundeswehr
- Fremdwährungen in zahlreichen europäischen Ländern, darunter polnische Złoty, tschechische Kronen und weitere, die korrekt in das Hauptsystem integriert und bewertet werden mussten
Problematische Gutschriften und Erstattungen über Amazon:
Durch die Amazon A-bis-Z-Garantie erstattete der Amazon-Kundenservice in einigen Fällen Kund:innen das Geld ohne Rücksprache mit Akkushop. Gleichzeitig hatte Akkushop bereits selbst auf die Kundenbeschwerde reagiert und ein Ersatzteil versendet. Dadurch entstanden doppelte Leistungen – Kund:innen erhielten sowohl das Geld als auch die Ware, was in der Buchhaltung zu fehlerhaften Buchungen führte.
Zudem waren rund 44 Fremdsysteme angebunden, deren Daten harmonisiert und korrekt verarbeitet werden mussten
„Wir haben gemerkt, dass wir mit den bisherigen Prozessen an unsere Grenzen stoßen. Der Aufwand war schlicht zu groß."
Lösung :Der Wendepunkt mit fybu
Die Entscheidung fiel auf fybu, unsere spezialisierte Buchhaltungssoftware für E-Commerce.
Integration aller Schnittstellen
- Amazon, eBay, Kaufland, MediaMarkt, Otto und viele weitere Plattformen wurden direkt über API angebunden.
- Für Systeme ohne API-Anbindung nutzte AkkuShop die Import-Funktion.
in Echtzeit
Automatisiertes Matching & Transparenz
Mit fybu wurde der Prozess vollständig automatisiert:
- fybu gleicht Rechnungen automatisch mit Zahlungen ab.
- Gebühren, Reserven und Rückzahlungen werden direkt verbucht.
- In weniger als 30 Minuten war das System einsatzbereit.
- Ein Dashboard zeigt jederzeit den Stand der Buchhaltung in Echtzeit
Ergebnis
Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Akkushop und unserem Team konnte die Buchhaltung innerhalb weniger Wochen automatisiert werden.
- Die Buchhaltung wurde auf den wesentlichen Kern ihrer Problemfälle reduziert
- Akkushop kann nun wöchentliche vorbereitete Buchhaltungen erstellen
- Fehlerquellen in Daten und Systemeinstellungen werden frühzeitig erkannt und automatisch korrigiert
- Alle Buchungsdaten liegen nun in einer zentralen, durchsuchbaren „Source of Truth", die Transparenz und schnelle Auswertungen´ermöglicht
Damit verfügt Akkushop heute über eine stabile, nachvollziehbare und nahezu vollautomatisierte Buchhaltung, die sowohl internen Anforderungen als auch externen Partnern – wie Banken – standhält.
„Wir sind rundum zufrieden – fybu hat nicht nur unsere Prozesse vereinfacht, sondern auch das gesamte Team entlastet."
Ausblick & Learnings
Die Zusammenarbeit mit AkkuShop macht deutlich, dass E-Commerce-Unternehmen ohne Automatisierung in der Buchhaltung an ihre Grenzen stoßen. Besonders lehrreich ist:
- Je mehr Plattformen ein Händler bedient, desto wichtiger ist eine zentrale Lösung.
- Rückwirkende Buchhaltung ist keine unüberwindbare Hürde, wenn die richtigen Tools genutzt werden.
- Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Vertrauen in die eigenen Zahlen
Fazit
Das Projekt zeigt, wie komplexe Marktplatzstrukturen, Fremdwährungen und externe Prozesse – wie die Amazon A-bis-Z-Garantie – durch gezielte Automatisierung und Systemintegration beherrschbar werden.
Akkushop hat heute volle Kontrolle über seine Zahlen, kann auf Knopfdruck Auswertungen liefern – und verfügt über eine Buchhaltung, die mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt hält
Möchtest du auch deine Buchhaltung vereinfachen?
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