Shopware ist kein Buchhaltungssystem
Für viele Online-Händler ist Shopware 6 das zentrale Element ihres E-Commerce-Geschäfts. Produkte, Bestellungen und Zahlungen lassen sich damit effizient verwalten. Doch spätestens zum Monatsende zeigt sich die Herausforderung: Shopware ist eine Verkaufsplattform – kein Buchhaltungssystem.
Zwar werden Bestellungen zuverlässig erfasst, doch fehlen häufig die Funktionen, die für eine saubere Buchhaltung, einen DATEV-Export oder die Einhaltung der GoBD erforderlich sind.
Shopware erstellt Rechnungen und Belege. Für Buchungssätze, DATEV-Export und steuerliche Weiterverarbeitung ist eine zusätzliche Lösung erforderlich – genau hier setzt fybu an.
Die vier häufigsten Buchhaltungsprobleme von Shopware-Händlern
1. Zahlungsabgleich
Wer PayPal, Klarna und Stripe gleichzeitig nutzt, erhält täglich zahlreiche Zahlungen, die einzelnen Bestellungen zugeordnet werden müssen. Shopware zeigt Bestellungen und Zahlungsstatus an, übernimmt aber keinen automatisierten Zahlungsabgleich für die Buchhaltung. Die manuelle Zuordnung kann schnell mehrere Stunden pro Monat kosten.
2. Stornorechnung
Wenn ein Kunde eine Bestellung zurücksendet, wird das Geld zurückerstattet. Shopware bietet hierfür entsprechende Funktionen – für die Buchhaltung wird jedoch zusätzlich eine steuerlich nachvollziehbare Stornodokumentation benötigt. Fehlt diese, kann die spätere Verbuchung erschwert werden.
3. OSS-Meldung
Shopware stellt Verkaufsdaten nach Ländern aufgeschlüsselt dar. Für die Meldung im OSS-Verfahren werden jedoch aufbereitete Daten benötigt, die den Anforderungen des BZSt entsprechen. Diese Auswertung wird nicht automatisch innerhalb von Shopware erstellt.
4. Unbearbeitete CSV-Dateien
Zum Monatsende exportierte Dateien enthalten Bestellungen und Umsätze – aber keine fertigen Buchungssätze, keine DATEV-Struktur und keine Belegverknüpfungen. Das bedeutet Mehraufwand für den Steuerberater, der die Daten zunächst aufbereiten muss.
Was bedeutet GoBD-konforme Buchhaltung konkret?
Die GoBD legen die Anforderungen an die digitale Buchführung fest. Für Online-Händler sind dabei vier Bereiche besonders relevant.
Unveränderlichkeit
Einmal erstellte Dokumente dürfen nicht nachträglich unkontrolliert verändert werden. Shopware erstellt Belege, übernimmt aber keine vollständige revisionssichere Archivierung aller buchhaltungsrelevanten Dokumente.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden – auch Stornos, Teilerstattungen und fehlgeschlagene Zahlungen. Shopware speichert viele dieser Informationen, erstellt daraus aber keine vollständige Buchhaltungsdokumentation.
Zeitgerechte Buchung
Geschäftsvorfälle sollten zeitnah verarbeitet werden. Werden Exporte manuell erstellt, können Daten verspätet oder unvollständig übertragen werden. Automatisierte Prozesse reduzieren dieses Risiko deutlich.
Externe Lösung erforderlich
In der Regel ist hierfür eine externe Lösung erforderlich, die direkt mit Shopware verbunden ist und die buchhalterischen Anforderungen vollständig erfüllt.
So richtest du deine Shopware-Buchhaltung mit fybu ein
Die Einrichtung ist in vier Schritten erledigt – ohne technisches Vorwissen.
Shopware-Schnittstelle in fybu verbinden
Die Verbindung erfolgt über die Shopware-API. Nach Eingabe der Zugangsdaten werden Bestellungen, Zahlungen und Belege automatisch synchronisiert.
Kontenrahmen und Erlöskonten einrichten
fybu schlägt passende Standardkonten vor. Der Steuerberater kann die Zuordnung prüfen und bestätigen – für eine konsistente Verbuchung von Anfang an.
Ersten DATEV-Export testen
Nach der Einrichtung kann ein erster DATEV-Export erstellt und gemeinsam mit dem Steuerberater geprüft werden. Der Abstimmungsprozess dauert in der Regel nur wenige Minuten.
Steuerberater-Zugang einrichten
Der Steuerberater erhält direkten Zugriff auf alle benötigten Daten. Monatliche manuelle Exporte werden damit häufig überflüssig.
