Über Handingo
handingo ist ein Online-Shop, der sich auf gebrauchte und generalüberholte Smartphones, Tablets und Smartwatches spezialisiert hat. Mit einem klaren Fokus auf Nachhaltigkeit bietet handingo geprüfte und gereinigte Geräte bekannter Hersteller wie Apple, Samsung, Xiaomi & Co. an – und dabei eine umweltbewusste Alternative zum Kauf neuer Elektronik.
Handingo Das Sortiment reicht von Top-Modellen bis zu preisgünstigeren Geräten, wobei Qualität, Funktionstüchtigkeit und ein transparenter Zustand im Vordergrund stehen. Finden lassen sich Ausstellungsstücke, Rückläufer oder B-Ware mit fairen Preisen und langfristiger Garantie.
Die Herausforderung
handingo befand sich in einer Phase schnellen Wachstums. Mit jedem neuen Verkaufskanal und jeder zusätzlichen Bestellung wurde jedoch deutlich, dass die bestehenden Buchhaltungsprozesse einfach nicht mehr mithalten konnten. Das Team arbeitete mit unterschiedlichen Systemen: Shopify für den Shop, Amazon und eBay für Marketplace-Verkäufe, PayPal und Stripe für Zahlungen sowie diverse Banken für geschäftliche Transaktionen. Diese zerstreute Struktur führte zu einer Flut an Daten – doch es gab keinen zentralen Ort, an dem alles zusammenlief.
Die monatliche Buchhaltungsvorbereitung bestand aus zahlreichen CSV-Exporten, manuellem Zusammenführen von Tabellen und dem Sortieren von Belegen aus mehreren E-Mail-Postfächern. Jede Rückerstattung, jede Marketplace-Gebühr, jede Lieferantenrechnung musste händisch nachvollzogen und korrekt verbucht werden. Dadurch entstanden nicht nur hohe Zeitverluste, sondern auch erhebliche Unsicherheiten.
Besonders schwierig war die Übergabe an den Steuerberater. Oft waren Daten unvollständig, doppelt vorhanden oder falsch kategorisiert. Rückfragen des Steuerberaters bedeuteten zusätzliche Arbeit – und manchmal sogar erneute Nachrecherchen, da bestimmte Transaktionen nicht eindeutig zugeordnet werden konnten. Das Team merkte schnell, dass dieser manuelle Ansatz weder nachhaltig noch skalierbar war.
Gleichzeitig verlangten steigende Bestellzahlen mehr Fokus auf Einkauf, Marketing und Kundenservice. Doch statt an Wachstumshebeln zu arbeiten, verbrachte handingo immer mehr Zeit mit administrativen Aufgaben. Die Buchhaltung entwickelte sich vom notwendigen Prozess zu einem echten Engpass.
Der Wendepunkt
Mit zunehmendem Wachstum wurde bei handingo immer deutlicher, dass die Buchhaltung nicht nur ein operatives Problem war, sondern das gesamte Unternehmen ausbremste. Während Marketingkampagnen liefen und neue Produkte geplant wurden, fehlte es im Hintergrund an klaren, verlässlichen Finanzdaten. Entscheidungen mussten teilweise auf Schätzungen basieren, weil die tatsächlichen Kosten, Gebühren oder Margen nicht in Echtzeit vorlagen.
Besonders herausfordernd wurde es am Monatsende. Das Team wusste genau, dass wieder Tage voller Exportdateien, Tabellenkonsolidierungen und Belegsuche bevorstanden. Jede Verzögerung im Prozess führte zu verspäteten Rückmeldungen des Steuerberaters – und der nächste Monat startete bereits mit einer Altlast.
Intern führte dieser ständig steigende Aufwand auch zu einer mentalen Belastung. Die Buchhaltung wurde als lästige, unberechenbare Aufgabe wahrgenommen, die das Team regelmäßig aus wichtigen Projekten herausriss. Statt Klarheit erzeugte der Prozess Stress und Unsicherheit.
In diesem Moment erkannte das Team:
Nicht das Wachstum war das Problem, sondern die Prozesse im Hintergrund.
Um weiter skalieren zu können, brauchte handingo eine Lösung, die zuverlässig, automatisiert und vor allem zukunftssicher ist.
Die Lösung: fybu
Um die zunehmende Komplexität in den Finanzprozessen zu bewältigen, entschied sich handingo für fybu Unternehmen entwickelt wurde. Ziel war es, alle Finanzdaten an einem zentralen Ort zusammenzuführen, manuelle Aufgaben zu automatisieren und eine klare Struktur für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu schaffen.
fybu verband sich direkt mit den wichtigsten Systemen des Unternehmens: Shopify, Amazon, eBay, PayPal, Stripe und den relevanten Bankkonten. Dadurch flossen alle Transaktionen automatisch in das System, ohne dass Exporte oder Tabellen nötig waren. Statt fragmentierter Daten gab es erstmals eine konsistente, einheitliche Datenbasis.
Ein wesentlicher Vorteil war die intelligente Kategorisierung. fybu erkannte Einnahmen, Gebühren, Versandkosten, Erstattungen und Lieferantenrechnungen automatisch und ordnete sie den richtigen Kategorien und Konten zu. Dieser Prozess lernte mit jeder Transaktion dazu und reduzierte sowohl Fehler als auch manuelle Eingriffe erheblich.
Auch das Belegmanagement wurde vollständig vereinfacht. Rechnungen konnten per Drag & Drop hochgeladen werden, woraufhin fybu sie automatisch den passenden Transaktionen zuordnete. Das manuelle Suchen in E-Mails oder Ordnerstrukturen entfiel vollständig.
Für die monatliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater stellte fybu einen speziellen Modus bereit: geordnete Exporte, vollständige Kontenübersichten und DATEV-kompatible Strukturen. Statt langer Rückfragen erhielt der Steuerberater vollständige, klare und nachvollziehbare Daten.
Mit fybu wurde die Buchhaltung nicht nur automatisiert, sondern vor allem planbar, transparent und skalierbar — genau das, was ein wachsendes E-Commerce-Unternehmen wie handingo benötigte.
