Skalierbare Buchhaltung im E-Commerce: eine wachsende Herausforderung
Mit jedem zusätzlichen Verkaufskanal steigen im E-Commerce auch die Anforderungen an die Buchhaltung. Rechnungen, Zahlungen, Gebühren, Auszahlungen und Rückerstattungen müssen aus unterschiedlichen Systemen zusammengeführt und korrekt zugeordnet werden.
Besonders bei einem hohen Transaktionsvolumen reichen klassische Standardprozesse häufig nicht mehr aus. Manuelle CSV-Exporte, Sammelzahlungen und unterschiedliche Abrechnungslogiken sind zeitaufwendig und erschweren den Überblick.
Genau vor dieser Herausforderung stand auch furnicato. In dieser Case Study zeigen wir, wie das Unternehmen gemeinsam mit fybu seine Buchhaltungsprozesse strukturierter, transparenter und skalierbarer gestaltet hat.
Über furnicato
furnicato ist ein Online-Möbelhaus mit Sitz in Deutschland und bietet seit 2015 Möbel und Wohnaccessoires für verschiedene Wohnbereiche an. Das Sortiment reicht von Wohn-, Ess- und Schlafzimmermöbeln bis hin zu Büroeinrichtung, Beleuchtung und Dekoration.
Das Unternehmen verbindet ein vielfältiges Produktsortiment mit eigener Lagerhaltung und direkten Beziehungen zu Herstellern. Ziel ist es, Kundinnen und Kunden eine breite Auswahl an Einrichtungsmöglichkeiten für unterschiedliche Wohnstile und Bedürfnisse anzubieten.
Seit der Gründung hat sich furnicato kontinuierlich weiterentwickelt. Mit dem Wachstum des Unternehmens nahmen auch die Anforderungen an interne Abläufe und Finanzprozesse zu.
Wenn Wachstum die Buchhaltung komplex macht
Mit dem Wachstum von furnicato stiegen auch die Anforderungen an die Buchhaltung. Durch die zunehmende Anzahl an Vertriebskanälen, Zahlungsanbietern und Transaktionen wurden die Prozesse immer komplexer.
furnicato verkauft über den eigenen Online-Shop sowie über verschiedene Marktplätze. Hinzu kommen Zahlungsanbieter und weitere angebundene Systeme. Dadurch entstehen täglich zahlreiche Rechnungen, Zahlungen, Gebühren, Auszahlungen und Rückerstattungen, die korrekt zugeordnet und verarbeitet werden müssen.
In der Praxis waren dafür viele manuelle Arbeitsschritte notwendig:
- CSV-Dateien mussten vorbereitet und aufbereitet werden.
- Sammelzahlungen mussten einzelnen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.
- Gebühren, Auszahlungen und Rückerstattungen mussten nachvollzogen und zusammengeführt werden.
- Daten aus verschiedenen Vertriebskanälen mussten aufeinander abgestimmt werden.
- Offene oder nicht eindeutig zugeordnete Vorgänge mussten manuell geprüft werden.
Besonders hoch war der Aufwand bei der Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung. Dafür benötigte furnicato regelmäßig mindestens zehn Werktage mit zwei Personen.
Einzelne Vorgänge konnten zwar bereits automatisiert verarbeitet werden, die Zusammenführung, Kontrolle und Aufbereitung der Daten blieb jedoch zeitintensiv. Mit dem steigenden Transaktionsvolumen wurde daher eine Lösung benötigt, die speziell auf die Anforderungen eines wachsenden Multi-Channel-E-Commerce-Unternehmens ausgerichtet ist.
Auch beim Jahresabschluss entstand zusätzlicher Abstimmungsaufwand. Aufgrund der Vielzahl an Verkaufskanälen, Zahlungswegen und individuellen Buchungssachverhalten mussten verschiedene Vorgänge gemeinsam mit dem Steuerberater noch einmal geprüft und angepasst werden.
furnicato suchte deshalb nach einer Lösung, die E-Commerce-spezifische Daten strukturiert zusammenführt, manuelle Arbeitsschritte reduziert und gleichzeitig eine bessere Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater schafft.
Der Wendepunkt mit fybu
Um die wachsenden Anforderungen an die E-Commerce-Buchhaltung effizient zu erfüllen, hat sich furnicato für fybu entschieden. Das Ziel bestand darin, die verschiedenen Datenquellen zu strukturieren, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und gleichzeitig mehr Transparenz in den Buchhaltungsprozessen zu schaffen.
Zentrale Datenzusammenführung
Marktplätze, Zahlungsanbieter und individuelle Sonderfälle werden zentral zusammengeführt und strukturiert verarbeitet – eine einheitliche Buchhaltungsbasis.
Flexible Systemlogik
Regeln, Bedingungen und Kontenzuordnungen lassen sich passend zu den eigenen Abläufen festlegen. Wiederkehrende Logiken müssen nicht erneut manuell bearbeitet werden.
Effiziente Mehrfachänderungen
Neue Zuordnungen oder angepasste Regeln lassen sich auf viele Buchungen gleichzeitig anwenden – nachvollziehbar und ohne Einzelbearbeitung.
Smart Matching
Rechnungen, Zahlungen, Auszahlungen und Gebühren werden automatisch verbunden. Tatsächliche Klärfälle werden sofort sichtbar.
Ein entscheidender Vorteil für furnicato liegt in der flexiblen Systemlogik. So behält das Unternehmen die Kontrolle über die eigenen Buchhaltungsprozesse und profitiert zugleich von einem höheren Automatisierungsgrad. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, wie einzelne Vorgänge verarbeitet und zugeordnet wurden.
Mehr Transparenz durch Smart Matching
Das Smart Matching unterstützt furnicato dabei, Rechnungen, Zahlungen, Auszahlungen, Gebühren und offene Geschäftsvorfälle miteinander zu verbinden. Zusammengehörige Daten werden schneller erkannt und den passenden Vorgängen zugeordnet. Dadurch kann das Team besser unterscheiden, welche Prozesse bereits automatisiert und korrekt verarbeitet wurden und bei welchen Vorgängen tatsächlich noch Klärungsbedarf besteht.
Statt große Datenmengen vollständig manuell kontrollieren zu müssen, kann sich furnicato gezielt auf die verbleibenden Klärfälle konzentrieren. Das sorgt für mehr Transparenz und ermöglicht eine effizientere Bearbeitung der laufenden Buchhaltung.
„Mit fybu konnten wir unsere Buchhaltung deutlich strukturierter und skalierbarer aufstellen. Was vorher viel manuelle CSV-Arbeit, das Auflösen von Sammelzahlungen und umfangreiche Nacharbeiten im Jahresabschluss bedeutet hat, lässt sich heute wesentlich transparenter und automatisierter abbilden. Der größte Mehrwert für uns ist die Flexibilität des Systems – gerade im E-Commerce mit vielen Marktplätzen, Zahlungsanbietern und Sonderfällen."
Weniger manueller Aufwand, mehr Automatisierung
Durch den Einsatz von fybu konnte furnicato seine Buchhaltungsprozesse in mehreren Bereichen deutlich optimieren. Heute werden Daten aus 21 verschiedenen Quellen innerhalb einer einheitlichen Struktur verarbeitet. Dadurch lassen sich Geschäftsvorfälle besser nachvollziehen und wiederkehrende Abläufe stärker automatisieren.
Die hohe Matchingquote zeigt, wie viele der zu verarbeitenden Vorgänge bereits automatisiert zusammengeführt werden können:
- Rund 49.500 von 51.600 Rechnungsausgängen (RA) wurden erfolgreich gematcht.
- Rund 107.900 von 108.000 Transaktionen (TA) wurden erfolgreich gematcht.
- Insgesamt konnten rund 157.400 von 159.600 Vorgängen zugeordnet werden.
- Die übergreifende Matchingquote liegt somit bei rund 99 Prozent.
- Lediglich rund 100 TA blieben in der Auswertung ungematcht.
Besonders deutlich zeigt sich die Verbesserung bei der Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung. Vor der Einführung von fybu benötigte furnicato dafür regelmäßig mindestens zehn Werktage mit zwei Personen. Heute nimmt der Prozess nur noch etwa drei Werktage mit einer Person in Anspruch. Der bisherige Aufwand von mindestens 20 Personentagen konnte somit auf rund drei Personentage gesenkt werden – eine Verringerung des personellen Zeitaufwands um mindestens 85 Prozent.
Darüber hinaus profitiert furnicato von:
- transparenterer Zuordnung von Zahlungen, Auszahlungen und Gebühren
- weniger manuellen Kontrollen und Nacharbeiten
- effizienteren Mehrfachänderungen und Kontenzuordnungen
- einer besseren Nachvollziehbarkeit der Buchungslogiken
- skalierbaren Prozessen für steigende Transaktionsmengen
- einer strukturierteren Übergabe an den Steuerberater
Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater hat sich verbessert. Die Buchhaltungsdaten sind besser vorbereitet, sodass einzelne Geschäftsvorfälle leichter nachvollzogen werden können. Dadurch reduzieren sich Rückfragen, nachträgliche Anpassungen und Umbuchungen im Rahmen des Jahresabschlusses.
Die bestehenden Abläufe werden kontinuierlich weiter optimiert. Das nächste Ziel besteht darin, die Vorbereitungszeit für die Umsatzsteuervoranmeldung auf einen Werktag zu reduzieren. Mit fybu hält furnicato dieses Ziel für realistisch.
Der Mehrwert für furnicato
Für furnicato liegt der größte Mehrwert von fybu in der Flexibilität des Systems. Gerade im E-Commerce lassen sich Buchhaltungsprozesse nicht immer über starre Standardabläufe abbilden. Unterschiedliche Marktplätze, Zahlungsanbieter, Gebührenmodelle und Sonderfälle erfordern individuelle Regeln und Buchungslogiken.
Mit fybu kann furnicato diese Anforderungen passend zum eigenen Geschäftsmodell umsetzen: Regeln selbst festlegen, Kontenzuordnungen anpassen, Buchungen nachvollziehen und größere Änderungen effizient umsetzen. Gleichzeitig schafft die Automatisierung eine stabile Grundlage für weiteres Wachstum. Zusätzliche Transaktionen und Vertriebskanäle führen somit nicht automatisch zu einem proportionalen Anstieg des manuellen Aufwands.
fybu ist für furnicato deshalb heute nicht mehr nur ein Buchhaltungstool, sondern ein zentraler Bestandteil der eigenen Finanzprozesse.
Fazit
Die Erfolgsgeschichte von furnicato und fybu zeigt, wie wichtig flexible und skalierbare Buchhaltungsprozesse für wachsende E-Commerce-Unternehmen sind. Was zunächst mit einer Standardlösung abgebildet werden konnte, entwickelte sich aufgrund steigender Transaktionszahlen, zusätzlicher Marktplätze und verschiedener Zahlungsanbieter zu einem komplexen und zeitintensiven Prozess.
Mit fybu konnte furnicato die Vorbereitungszeit für die Umsatzsteuervoranmeldung von mindestens zehn Werktagen mit zwei Personen auf rund drei Werktage mit einer Person reduzieren. Gleichzeitig wurden die Daten aus den verschiedenen Systemen transparenter strukturiert und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimiert.
Damit verfügt furnicato über eine Buchhaltung, die mit dem Unternehmen wachsen kann, und hat eine stabile Grundlage, um die eigenen Finanzprozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
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