Shopware 6: Buchhaltung automatisieren DATEV-Export, GoBD und OSS für Online-Händler
Für viele Online-Händler ist Shopware 6 das zentrale Element ihres E-Commerce-Geschäfts. Produkte, Bestellungen und Zahlungen lassen sich damit effizient verwalten. Doch spätestens zum Monatsende zeigt sich oft die Herausforderung, dass Shopware eine Verkaufsplattform und kein Buchhaltungssystem ist, was zu Schwierigkeiten führt. Zwar werden Bestellungen zuverlässig erfasst, doch fehlen häufig die Funktionen, die für eine saubere Buchhaltung, einen DATEV-Export oder die Einhaltung der GoBD erforderlich sind.
Dieser Artikel handelt von den buchhalterischen Grenzen von Shopware, den Anforderungen von GoBD, DATEV und OSS sowie der Automatisierung dieser Prozesse. Darüber hinaus werden die Unterschiede zwischen Shopware und fybu aufgezeigt und die jeweiligen Aufgaben der beiden Systeme erläutert.
Shopware ist kein Buchhaltungssystem
Shopware und fybu verfolgen unterschiedliche Ziele. Während Shopware in erster Linie dem Verkauf von Produkten dient, übernimmt fybu die buchhalterische Verarbeitung der dabei entstehenden Transaktionen.
Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen Belegen und Buchungen. Shopware erstellt Rechnungen, Gutschriften und weitere Belege. Für die Finanzbuchhaltung werden jedoch zusätzlich Buchungssätze benötigt. Erst diese ermöglichen die Weiterverarbeitung in DATEV oder anderen Buchhaltungssystemen.
Shopware liefert somit die wichtigen Grundlagen für die Buchhaltung. Für die eigentliche Verbuchung und die steuerliche Weiterverarbeitung ist in der Regel eine zusätzliche Lösung erforderlich. Fybu setzt genau an dieser Stelle an und ergänzt die Daten aus Shopware um buchhalterische Funktionen.
Die vier häufigsten Buchhaltungsprobleme von Shopware-Händlern
1. Zahlungsabgleich
Wenn ein Händler beispielsweise die Zahlungsdienste von PayPal, Klarna und Stripe nutzt, gelangen im Tagesgeschäft zahlreiche Zahlungen in den Shop, die den einzelnen Bestellungen zugeordnet werden müssen. Shopware zeigt die Bestellungen und den Zahlungsstatus zwar an, übernimmt jedoch keinen automatisierten Zahlungsabgleich für die Buchhaltung. Die manuelle Zuordnung kann schnell mehrere Stunden pro Monat in Anspruch nehmen. .
2. Stornorechnung
Wenn ein Kunde eine Bestellung zurücksendet, wird ihm das Geld zurückerstattet. Dafür bietet Shopware entsprechende Funktionen. Für die Buchhaltung wird jedoch zusätzlich eine steuerlich nachvollziehbare Stornodokumentation benötigt. Fehlt diese, kann die spätere Verbuchung erschwert werden.
3. OSS-Meldung
Wenn ein Shop regelmäßig nach Frankreich, Italien und Spanien verkauft, stellt Shopware die Verkaufsdaten nach Ländern aufgeschlüsselt dar. Für die Meldung im OSS-Verfahren werden jedoch aufbereitete Daten benötigt, die den Anforderungen des BZSt entsprechen. Diese Auswertung wird nicht automatisch innerhalb von Shopware erstellt.
4. Unbearbeitete CSV-Dateien
Zum Monatsende exportiert der Händler seine Daten aus dem Shop. Diese Dateien enthalten zwar Bestellungen und Umsätze, jedoch keine fertigen Buchungssätze, keine DATEV-Struktur und keine Belegverknüpfungen. Dadurch entsteht zusätzlicher Aufwand für den Steuerberater, da dieser die Daten zunächst aufbereiten muss.
Was bedeutet eine GoBD-konforme Buchhaltung konkret?
Die GoBD legen die Anforderungen an die digitale Buchführung fest. Für Online-Händler sind dabei insbesondere die folgenden vier Bereiche relevant.
Unveränderlichkeit
Einmal erstellte Dokumente sollen nicht nachträglich unkontrolliert verändert werden können. Zwar erstellt Shopware Belege, eine vollständige revisionssichere Archivierung aller buchhaltungsrelevanten Dokumente übernimmt das System jedoch nicht.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden. Dazu gehören auch Stornos, Teilerstattungen und fehlgeschlagene Zahlungen. Zwar speichert Shopware viele dieser Informationen, erstellt daraus jedoch keine vollständige Buchhaltungsdokumentation.
Zeitgerechte Buchung
Geschäftsvorfälle sollten zeitnah verarbeitet werden. Werden Exporte manuell erstellt, kann es vorkommen, dass Daten verspätet oder unvollständig übertragen werden. Automatisierte Prozesse reduzieren dieses Risiko deutlich.
In der Regel ist hierfür eine externe Lösung erforderlich, die direkt mit Shopware verbunden ist.
So richtest du deine Shopware-Buchhaltung mit fybu ein
1. Shopware-Schnittstelle in fybu verbinden.
Die Verbindung erfolgt über die Shopware-API. Nach Eingabe der Zugangsdaten werden Bestellungen, Zahlungen und Belege automatisch synchronisiert. In der Regel ist dafür kein technisches Vorwissen erforderlich.
2. Kontenrahmen und Erlöskonten einrichten
fybu schlägt passende Standardkonten vor. Anschließend kann der Steuerberater die Zuordnung prüfen und bestätigen. Dadurch wird eine konsistente Verbuchung sichergestellt.
3. Ersten DATEV-Export testen
Nach der Einrichtung kann ein erster DATEV-Export erstellt werden. Dieser wird anschließend an den Steuerberater übermittelt und gemeinsam geprüft. Der Abstimmungsprozess dauert in der Regel nur wenige Minuten.
4. Steuerberater-Zugang einrichten
Anschließend erhält der Steuerberater direkten Zugriff auf die benötigten Daten. Dadurch werden monatliche manuelle Exporte häufig überflüssig.
Kann Shopware einen DATEV-Export erstellen?
Shopware ist in erster Linie ein Shopsystem und kein Buchhaltungsprogramm. Standardmäßig erstellt es keine vollständigen DATEV-Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung. Für einen automatisierten DATEV-Export wird in der Regel eine zusätzliche Lösung benötigt, die die Shopdaten entsprechend aufbereitet.
Brauche ich für Shopware eine zusätzliche Buchhaltungssoftware?
Das hängt von der Größe und Komplexität deines Shops ab. Bei wenigen Bestellungen und einer einzelnen Zahlungsart können manuelle Prozesse ausreichen. Sobald jedoch mehrere Zahlungsanbieter, EU-Verkäufe oder größere Transaktionsvolumina hinzukommen, setzen viele Händler auf spezialisierte Lösungen, um die Buchhaltung und Steuerprozesse effizienter abzuwickeln.
Wie werden PayPal-, Klarna- und Stripe-Zahlungen korrekt verbucht?
Jeder Zahlungsanbieter liefert eigene Transaktionsdaten. Diese müssen den jeweiligen Shop-Bestellungen zugeordnet werden, damit korrekte Buchungssätze entstehen. Ohne Automatisierung erfolgt dieser Abgleich häufig manuell. Spezialisierte Buchhaltungslösungen können diese Zuordnung automatisiert durchführen und die Daten für die weitere Verarbeitung vorbereiten.
Unterstützt Shopware das OSS-Verfahren?
Shopware stellt die notwendigen Verkaufsdaten für EU-Länder bereit und schafft damit die Grundlage für die OSS-Meldung. Die eigentliche, OSS-konforme Auswertung für das BZSt-Portal wird jedoch nicht automatisch erzeugt. Dafür wird üblicherweise eine zusätzliche Lösung eingesetzt, die die Daten entsprechend aufbereitet.
Fazit
Sowohl Shopware als auch fybu erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Shopware ist ein leistungsstarkes Vertriebstool für den Online-Handel, mit dem sich Bestellungen, Produkte und Zahlungen zuverlässig abbilden lassen. Für Anforderungen wie DATEV-Export, GoBD-konforme Prozesse, OSS-Auswertungen oder die Verarbeitung von E-Rechnungen sind jedoch zusätzliche buchhalterische Funktionen erforderlich.
Durch die Kombination von Shopware mit einer spezialisierten Lösung wie fybu lassen sich viele dieser Prozesse automatisieren. Das reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Datenqualität und vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Wie genau das funktioniert, siehst du in Demo anfordern
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