Das Glossar für
Online-Händler.

Eine Buchung, die Erträge oder Aufwendungen dem richtigen Abrechnungszeitraum zuordnet – unabhängig davon, wann die Zahlung tatsächlich ein- oder ausgeht. Relevant im E-Commerce zum Beispiel bei PayPal-Auszahlungen, die mit Zeitverzögerung (T+2, T+3) auf dem Bankkonto eingehen, aber wirtschaftlich einem anderen Monat zuzuordnen sind.

Eine Rechnung, die du als Händler an deinen Kunden stellst. Im E-Commerce wird die Ausgangsrechnung in der Regel automatisch durch das Shop-System oder eine angebundene Rechnungssoftware erstellt. Für GoBD-konforme Buchführung muss jede Ausgangsrechnung eindeutig nummeriert, unveränderlich archiviert und der entsprechenden Buchung zugeordnet sein.

Grundsatz der Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg. Jede Transaktion – Verkauf, Rücksendung, Gebühr – braucht ein zugehöriges Dokument. Im E-Commerce bedeutet das: Amazon-Settlement-Reports, PayPal-Kontoauszüge und Plattformgebühren sind Belege und müssen archiviert werden.

Eine Prüfung durch das Finanzamt, bei der die Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden. Online-Händler sind besonders gefährdet, wenn Settlement-Reports nicht vollständig vorliegen, Retourenbuchungen fehlen oder die GoBD-Anforderungen nicht erfüllt sind.

Die formale Darstellung einer Buchung in der doppelten Buchführung: Soll-Konto an Haben-Konto, jeweils mit Betrag. Beispiel für einen E-Commerce-Verkauf (SKR03):

Im E-Commerce entstehen durch Plattformgebühren, Retouren und Zahlungsdienstleister besonders viele verschiedene Buchungssätze pro Transaktion.

Eine strukturierte Datei im DATEV-Format (EXTF), die eine Sammlung von Buchungssätzen enthält und direkt in die DATEV-Buchhaltungssoftware importiert werden kann. Nicht zu verwechseln mit einem einfachen CSV-Export aus dem Shop-System.

Genossenschaft und Softwareanbieter, der die in Deutschland am weitesten verbreitete Buchhaltungssoftware für Steuerberater entwickelt und betreibt. Der De-facto-Standard für die Zusammenarbeit mit deutschen Steuerberatern. DATEV-kompatible Exporte ermöglichen die direkte Übergabe der Buchhaltungsdaten ohne manuelle Aufbereitung.

Ein standardisiertes Dateiformat für den Import von Buchungsdaten in DATEV. Enthält Buchungssätze, Kontonummern, Steuerschlüssel und Belegdaten. Nicht zu verwechseln mit einem einfachen CSV-Export – ein roher CSV enthält keine Buchungssätze und kann vom Steuerberater nicht direkt verarbeitet werden.

Ein steuerliches Sonderverfahren nach § 25a UStG für den Handel mit gebrauchten Waren (z. B. Secondhand-Kleidung, gebrauchte Elektronik). Die Umsatzsteuer wird nicht auf den vollen Verkaufspreis berechnet, sondern nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Im E-Commerce relevant für Händler auf eBay, Kleinanzeigen oder speziellen Resale-Plattformen.

Das in Deutschland für buchführungspflichtige Unternehmen vorgeschriebene System, bei dem jede Transaktion auf mindestens zwei Konten gebucht wird (Soll und Haben). Gegensatz: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Online-Händler, die die Buchführungspflicht-Grenzen überschreiten (Umsatz > 800.000 € oder Gewinn > 80.000 €), wechseln in der Regel zur doppelten Buchführung.

Eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung für Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind. Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn. Für wachsende Online-Händler in der Regel nur eine temporäre Lösung – ab bestimmten Umsatz- oder Gewinngrenzen wird doppelte Buchführung vorgeschrieben.

Strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), das direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden kann. Seit Januar 2025 sind B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Versandpflicht wird schrittweise eingeführt.

Das elektronische Steuererklärungs-Portal der deutschen Finanzverwaltung. Über ELSTER werden unter anderem Umsatzsteuervoranmeldungen und der Jahresabschluss übermittelt. Die meisten Steuerberater nutzen DATEV für die direkte Übermittlung.

Das Konto in der Buchhaltung, auf dem Umsätze erfasst werden. Im SKR03 zum Beispiel Konto 8400 für Erlöse mit 19 % Umsatzsteuer. Im E-Commerce werden in der Regel mehrere Erlöskonten benötigt – für verschiedene Steuersätze, Länder (bei OSS-Verkäufen) und Plattformen.

Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Kernprinzipien: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und zeitgerechte Erfassung. Shop-Systeme wie Shopware oder Shopify erfüllen die GoBD-Anforderungen in der Regel nicht alleine – eine angebundene Buchhaltungslösung ist notwendig.

Im steuerlichen Sinne ein Dokument, mit dem ein Leistungsempfänger die erhaltene Leistung abrechnet – also umgekehrt zur normalen Rechnung. Nicht zu verwechseln mit einer kaufmännischen Gutschrift (Rechnungskorrektur bei Retoure). Amazon und andere Marktplätze verwenden den Begriff Gutschrift für Provisionsgutschriften, was zu Verwirrung führen kann.

Eine steuerfreie Lieferung eines Unternehmers in einen anderen EU-Mitgliedstaat an einen Unternehmer (B2B). Voraussetzung: Der Empfänger hat eine gültige USt-IdNr. Für Online-Händler relevant bei B2B-Exporten innerhalb der EU – diese werden anders gebucht als reguläre B2C-Verkäufe und fallen nicht unter das OSS-Verfahren.

Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat – nicht schon beim Ausstellen der Rechnung. Vorteil für Online-Händler: kein Vorfinanzierungsrisiko bei ausstehenden Zahlungen. Muss beim Finanzamt beantragt werden und ist nur bis zu bestimmten Umsatzgrenzen möglich.

Unternehmer mit einem Jahresumsatz unter 25.000 € (ab 2025; vorher 22.000 €) können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen – sie weisen keine Umsatzsteuer aus und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Für Online-Händler auf Amazon oder eBay relevant: Plattformen verlangen in manchen Fällen trotzdem eine USt-IdNr.

Eine standardisierte Gliederung aller Konten, die in der Buchhaltung verwendet werden. In Deutschland sind SKR03 und SKR04 die gebräuchlichsten Kontenrahmen für den Mittelstand. Für DATEV-Exporte ist die korrekte Zuordnung zu Kontenrahmen-Konten entscheidend.

Die automatische oder manuelle Zuordnung eines Zahlungseingangs zur entsprechenden Ausgangsrechnung. Im E-Commerce besonders komplex, weil Zahlungen nicht direkt vom Kunden kommen, sondern gebündelt von Zahlungsdienstleistern (PayPal, Stripe) oder Marktplätzen (Amazon Settlement).

Ein EU-weites Verfahren zur zentralen Meldung und Abführung der Umsatzsteuer für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe innerhalb der EU. Statt in jedem Land eine eigene USt-Registrierung zu beantragen, kann der Händler alle EU-Umsätze über eine einzige OSS-Meldung beim BZSt deklarieren. Pflicht ab 10.000 € EU-Umsatz pro Jahr.

Amazons Programm, bei dem Lagerbestände automatisch auf mehrere europäische Fulfillment Center verteilt werden. Sobald Ware in einem anderen EU-Land gelagert wird, entsteht dort in der Regel eine Umsatzsteuerpflicht – auch ohne Verkäufe in diesem Land. Händler im PAN-EU-Programm benötigen häufig länderspezifische USt-Registrierungen.

Der periodische Abrechnungsbericht eines Marktplatzes (z. B. Amazon, eBay), der alle Umsätze, Gebühren, Retouren und Erstattungen eines Abrechnungszeitraums zusammenfasst. Für die Buchhaltung muss der Settlement-Report in einzelne Komponenten aufgeschlüsselt werden – Bruttoumsatz, Plattformgebühren, Retouren und Steuer separat.

Die zwei häufigsten Standardkontenrahmen für deutsche KMU, entwickelt von DATEV. SKR03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut (Konten nach Geschäftsvorfällen), SKR04 nach dem Abschlussprinzip (Konten nach Bilanzstruktur). Für Online-Händler relevant: Erlöskonten, PayPal-Transitkonten und Forderungskonten unterscheiden sich je nach Kontenrahmen.

Die Umsatzsteuer wird bereits mit Ausstellung der Rechnung fällig – unabhängig davon, wann der Kunde tatsächlich zahlt. Standardfall für buchführungspflichtige Unternehmen. Für Online-Händler mit hohem Vorleistungsanteil kann die Ist-Versteuerung vorteilhafter sein.

Ein Dokument, das eine ursprüngliche Rechnung vollständig oder teilweise aufhebt. Muss die Bezeichnung „Stornorechnung" oder „Rechnungskorrektur" tragen und eindeutig auf die Originalrechnung verweisen. Im E-Commerce bei Retouren notwendig. Ohne korrekte Stornorechnung ist die Umsatzsteuerkorrektur nach § 17 UStG in der Regel nicht möglich.

Ein Durchlaufkonto, das verwendet wird, wenn Zahlungen über einen Zwischenschritt laufen – zum Beispiel PayPal. Das PayPal-Transitkonto (SKR03: 1360, SKR04: 1810) nimmt Zahlungseingänge auf und gibt sie beim Weitertransfer ans Bankkonto wieder ab. Wichtig: PayPal sollte nicht direkt als Bankkonto geführt werden, sondern als separates Transitkonto.

Die monatliche oder quartalsweise Meldung der Umsatzsteuer ans Finanzamt. Die UStVA enthält sowohl die eingenommene Umsatzsteuer (aus Verkäufen) als auch die abzugsfähige Vorsteuer (aus Einkäufen). Retouren und Stornierungen müssen im richtigen Voranmeldungszeitraum erfasst werden.

Eine europaweit gültige Nummer zur Identifikation eines Unternehmens im EU-Steuerrecht. Voraussetzung für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen (B2B). Für OSS-Meldungen und für viele Marktplatz-Registrierungen notwendig. Deutsche USt-IdNrn. beginnen mit „DE" gefolgt von neun Ziffern.

Der Teil der Umsatzsteuer, den ein Unternehmer für Eingangsleistungen gezahlt hat und vom Finanzamt zurückfordern kann. Im E-Commerce relevant für Plattformgebühren (Amazon, eBay), Softwareabonnements, Verpackungsmaterial und Versandkosten. PayPal-Gebühren sind dagegen in der Regel nicht mit Umsatzsteuer belastet.

Die automatische Zuordnung von Buchungsvorgängen zu den richtigen Konten im Kontenrahmen – bevor der Steuerberater die Daten übernimmt. Eine gute Vorkontierung reduziert den Aufwand beim Steuerberater erheblich.

Siehe Matching.

Ein hybrides Rechnungsformat, das eine lesbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Erfüllt die Anforderungen an E-Rechnungen nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Für Online-Händler im B2B-Bereich zunehmend relevant, da die Pflicht zur E-Rechnung schrittweise ausgeweitet wird.