Der Buchungsdatenservice ermöglicht eine bequeme Übertragung von Buchungsdaten, Stammdaten und zugehörigen Belegbildern von Softwarelösungen wie fybu in die DATEV-Cloud, von wo aus sie direkt in das DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen eingebunden werden können. Diese Daten werden sicher und virengeprüft an die Cloud übermittelt. Vollständige Buchungssätze sind anschließend im DATEV-Rechnungswesen-Programm abrufbar, wobei die Belegbilder automatisch mit den Buchungssätzen in DATEV Unternehmen online verknüpft und gespeichert werden. Weitere Details dazu, wie die Daten in DATEV eingespielt werden, findest du unter folgendem Link von DATEV:
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Mehr InformationenAnleitung: DATEV Buchungsdatenservice einrichten und nutzen
In diesem Abschnitt zeigen wir dir, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Schritte du als Kanzlei für die Einrichtung des DATEV Buchungsdatenservice über die MyDATEV Mandantenregistrierung durchführen musst. Innerhalb von 5 Schritten erklären wir dir, wie du diesen Prozess erfolgreich umsetzen kannst.
Bevor es weitergeht – noch einmal kurzgefasst:
Über den DATEV Buchungsdatenservice können Buchungsdaten sowie die zugehörigen digitalen Belege aus der Lösung eines DATEV-Marktplatz Partners wie fybu oder eines Anbieters mit DATEV-Schnittstelle direkt in die DATEV-Cloud gesendet werden. Anschließend lassen sich diese Daten nahtlos in ein DATEV-Rechnungswesen-Programm – sei es DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen – übernehmen.
1. Voraussetzungen prüfen
Um den DATEV Buchungsdatenservice als Kanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung einzurichten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Installation der aktuellen DATEV-Programme inklusive Service-Release und Hotfix muss abgeschlossen sein.
- Eine DATEV SmartCard, die das Recht zur Verwaltung von Bestell-, Vertrags- und Personendaten in der DATEV Rechteverwaltung online besitzt, muss vorhanden sein.
- Administrator-Rechte in der DATEV Rechteverwaltung online sind erforderlich, um im Rahmen des Einrichtungsprozesses Berechtigungen zu vergeben. Diese Berechtigungen können entweder während des Prozesses oder zu einem späteren Zeitpunkt dem Mandanten zugewiesen werden.
- Abhängig vom Mandantentyp und der gewünschten Leistung muss im DATEV Arbeitsplatz die entsprechende Leistung für Buchführung für die zu registrierenden Mandanten angelegt sein.
Sind alle Voraussetzungen geprüft? Dann geht es weiter mit dem nächsten Punkt!
2. Prozess im DATEV Arbeitsplatz starten
Voraussetzung: Der DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. Vorgehen zur Einrichtung des DATEV Buchungsdatenservice:
- Wähle im DATEV Arbeitsplatz in der Mandantenübersicht den gewünschten Mandanten aus.
- Klicke rechts unter den kontextbezogenen Links auf „MyDATEV Mandantenregistrierung starten“.
- Auf der Seite „DATEV-Login“ wähle das Anmeldeverfahren aus und klicke auf „Weiter“.
- Auf der Seite „Mandanten für DATEV-Cloud-Lösung registrieren“ lese die Hinweise und klicke anschließend auf die Schaltfläche „Registrierung starten“.
- In der Produktauswahl klicke bei „DATEV Buchungsdatenservice“ auf „Produkt auswählen“.
Alles eingerichtet? Jetzt geht es zur Bestellung!
3. Produkte bestellen
Hier sind die Schritte zur Einrichtung des DATEV Buchungsdatenservice, unterschieden nach zwei Fällen:
Fall 1: Mandantengenutzte Beraternummer ist vorhanden Wenn dein Mandant bereits einen Vertrag zu DATEV Unternehmen online hat, dann ist eine mandantengenutzte Beraternummer bereits vorhanden. Dein Mandant kann die vorhandenen Zugangsmedien auch für weitere Produkte nutzen. Hier ist das Vorgehen:
- Aktiviere das Kontrollkästchen bei „Bestehende mandantengenutzte Beraternummer und Zugangsmedien wiederverwenden“.
- Gib die Beraternummer oder den Mandantennamen in die Suche ein.
- Beachte: Die Nutzung einer Kanzlei-Beraternummer in der MyDATEV Mandantenregistrierung ist nicht möglich.
- Klicke auf die Schaltfläche „Verwenden“.
- Wähle im rechten Bereich die Personen aus, die den Zugang nutzen sollen.
- Optional: Wähle Personen aus, für die zusätzlich ein DATEV SmartLogin bestellt werden soll. Ergänze fehlende Angaben wie E-Mail-Adresse.
- Du kannst weitere Personen durch Klicken auf „+ Neue Person anlegen“ hinzufügen.
- Klicke auf „Weiter zur Bestellung“ für eine Zusammenfassung der Bestellung.
- Aktiviere das Kontrollkästchen bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen / Leistungsbeschreibung.
- Klicke auf „Kostenpflichtig bestellen“.
Fall 2: Keine mandantengenutzte Beraternummer vorhanden Vorgehen:
- Aktiviere das Kontrollkästchen bei „Neue mandantengenutzte Beraternummer vergeben“.
- Prüfe die Stammdaten des Mandanten.
- Hinweis: Die Stammdaten werden aus dem DATEV Arbeitsplatz der Kanzlei übernommen und im Portal MyDATEV Privat angezeigt. Änderungen sollten im DATEV Arbeitsplatz durchgeführt werden.
- Lege die Art der Geschäftsbeziehung fest und wähle die entsprechenden Optionen aus.
- Wähle im rechten Bereich die Personen aus, für die ein DATEV SmartLogin bestellt werden soll. Ergänze fehlende Angaben wie E-Mail-Adresse.
- Du kannst weitere Personen durch Klicken auf „+ Neue Person anlegen“ hinzufügen.
- Klicke auf „Weiter zur Bestellung“ für eine Zusammenfassung der Bestellung.
- Aktiviere das Kontrollkästchen bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen / Leistungsbeschreibung.
- Klicke auf „Kostenpflichtig bestellen“.
Du hast erfolgreich bestellt? Dann geht es weiter mit den Berechtigungen für deinen Mandanten!
4. Berechtigungen für deinen Mandanten vergeben
Berechtigungen für den Mandanten vergeben – Vorgehen:
- Wähle auf der Seite „Berechtigungen vergeben“ links die Person aus, für die du die Berechtigung vergeben möchtest.
- Aktiviere rechts das Kontrollkästchen für die Rechtevorlage „Buchungsdatenservice“.
- Führe diesen Schritt für alle gewünschten Personen durch.
- Klicke auf die Schaltfläche „Rechte vergeben“.
Nach diesem Vorgang wirst du zur Zusammenfassung oder zum Einrichten des Produkts weitergeleitet. Berechtigungen für den Mandanten vergeben? Super, jetzt nur noch das Produkt einrichten!
5. Produkt einrichten
Bestand in DATEV Belege online anlegen – Vorgehen:
Führe die Schritte im Assistenten durch, um für die Anwendung DATEV Belege online einen Bestand anzulegen. Wähle dabei die Bearbeitungsform „Standard“ oder „Erweitert“ aus.
FAQ zum DATEV Buchungsdatenservice
Was ist der DATEV Buchungsdatenservice?
Der DATEV Buchungsdatenservice ist eine digitale Schnittstelle, die es ermöglicht, Buchhaltungsdaten aus einer externen Software wie fybu direkt in DATEV zu übertragen. Dieser automatisierte Prozess erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern und spart wertvolle Zeit.
Welche Vorteile bietet der DATEV Buchungsdatenservice?
- Zeitersparnis: Schnelle und automatisierte Übertragung von Buchungsdaten.
- Fehlerreduktion: Vermeidung von manuellen Eingabefehlern.
- Effizienz: Vereinfachte Zusammenarbeit zwischen Buchhaltungssystemen und Steuerberatung.
Wie funktioniert die Übertragung von Daten mit dem Buchungsdatenservice?
Hier sind die grundlegenden Schritte zur Nutzung des Buchungsdatenservice:
- Daten aus der Buchhaltungssoftware werden exportiert und sicher an die DATEV-Cloud übermittelt.
- Diese Daten werden dann automatisiert in die DATEV-Rechnungswesen-Programme importiert und verarbeitet.
- Der Service unterstützt eine Vielzahl von Daten, einschließlich Buchungssätzen, wiederkehrenden Buchungen, Kontennotizen, Zahlungsbedingungen und Kunden- sowie Lieferantendaten.
Ein wichtiger Vorteil des Buchungsdatenservice ist die durchgehend digitale Übermittlung von Daten, die eine erhöhte Sicherheit und Datenqualität bietet. Dies minimiert Erfassungsfehler und optimiert die Buchführungsprozesse.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um den Buchungsdatenservice zu nutzen?
- Aktiver DATEV-Zugang mit Berechtigung für den Buchungsdatenservice.
- Kompatible Software wie fybu oder andere Buchhaltungsprogramme.
Wie richte ich den DATEV Buchungsdatenservice ein?
Eine detaillierte Anleitung findest du oben in diesem Beitrag. Kurz zusammengefasst: Zugangsdaten erstellen, Software integrieren und Daten übertragen.
Was tun, wenn bei der Datenübertragung Fehler auftreten?
Stelle sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind, um eine reibungslose Übertragung zu gewährleisten:
- Übereinstimmung von Beraternummer und Mandantennummer: Die Beraternummer und Mandantennummer müssen im DATEV-Rechnungswesen-Programm und im Vorsystem identisch sein.
- Übereinstimmung der Sachkontennummernlänge: Die Länge der Sachkontennummern muss sowohl im Bestand des DATEV-Rechnungswesen-Programms als auch im Vorsystem übereinstimmen.
- Übereinstimmung des Wirtschaftsjahrsbeginns: Der Beginn des Wirtschaftsjahrs muss im Bestand des DATEV-Rechnungswesen-Programms und im Vorsystem gleich sein.
Sollte eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt sein, nimm bitte die notwendigen Korrekturen in der Anwendung vor, in der die fehlerhaften Angaben vorliegen.
Für weitere Informationen: Buchungsdatenservice – Keine Datenbereitstellung aus Vorsystem
Wie sicher ist die Datenübertragung über den DATEV Buchungsdatenservice?
Die Datenübertragung erfolgt über modernste Verschlüsselungstechnologien und entspricht den höchsten Sicherheitsstandards, die von DATEV gewährleistet werden. Alle Buchungs- und Stammdaten aus den Softwarelösungen werden virengeprüft und sicher an die DATEV Cloud übergeben.